Comment gérer son Forum Entreprises et s’assurer de son bon déroulement

Après avoir bien préparé votre forum, il est maintenant temps de passer à l’action ! Auparavant, vous avez normalement déjà mené votre campagne de communication auprès de vos cibles, et préparé précautionneusement vos participants à utiliser la plateforme. 

Après avoir bien préparé votre forum, il est maintenant temps de passer à l’action ! Auparavant, vous avez normalement déjà mené votre campagne de communication auprès de vos cibles, et préparé précautionneusement vos participants à utiliser la plateforme

Le jour J est arrivé, et afin que tout se déroule au mieux, voici 3 règles simples à respecter :

  1. Avoir une équipe support dédiée
  2. Communiquer en continu durant l’événement
  3. Diversifier ses contenus
  4. Bonus : les 3 incontournables de la prise de parole en ligne

 

Avoir une équipe support dédiée

La création d’une équipe support est  indispensable pour gérer le déroulement  de son forum. Cette équipe doit être  disponible tout au long de l’événement  afin de s’assurer que tout fonctionne  correctement et que tous les participants  parviennent à se connecter, joindre les  webinars, conférences etc. Olivier Colas, Directeur des Relations Entreprises chez CY Tech témoigne que durant leur salon virtuel, l’équipe était “réunie dans les locaux de  l’école pour répondre au plus  vite aux étudiants et aux entreprises qui auraient des  questions”. Il ajoute : “de plus nous étions en lien direct  avec les équipes technique  d’AlumnForce dans le cas où nous aurions besoin d’un conseil”.

Communiquer en continu durant l’événement

La communication sur votre forum ne doit pas s’arrêter à son ouverture. Particulièrement s’il se tient sur plusieurs jours, il est important de continuer à faire vivre votre événement. Des notifications automatiques peuvent être mises en place pour rappeler aux étudiants de postuler, de se connecter pour réaliser un entretien pour lequel ils ont été convoqués ou encore de participer à des conférences, webinars et  ateliers. Des rappels sur les réseaux sociaux avant le démarrage des conférences, workshops ou débats encourageront les  personnes inscrites à se connecter et à participer.

Diversifier ses contenus

Animer des ateliers, des conférences ou des webinars est un bon moyen de rendre votre forum attractif et dynamique. Un panel de sujets différents pour toutes ces activités va permettre d’attirer un maximum de participants.
Stéphanie Piquet, Directrice adjointe de la Communication de l’Université de Lille plus particulièrement chargée des Relations Entreprises, souligne aussi que diversifier les contenus permet de “démultiplier les publics, puisqu’il y a le public à  l’instant T de la conférence, puis le public qui va pendant des semaines, des mois, retrouver cette conférence sur notre chaine Youtube en replay”.
C’est aussi l’occasion de donner des  espaces de communication à vos partenaires, de valoriser votre forum virtuel et de multiplier les contenus. Pour CY Tech par exemple, “Danone, CGI, PWC ou encore  Viveris ont su proposer tout  au long de la journée des  conférences aux thèmes variés pour l’intégralité de nos  filières Ingénieur” relate Olivier Colas.

BONUS : les 3 incontournables de la prise de parole en ligne

  • Prévoyez plusieurs  intervenants sur une  même conférence pour  gagner en dynamisme
  • Assurez-vous que  tout fonctionne  techniquement : son, vidéo, connexion…
  • Posez des questions, suscitez le débat et  interagissez avec les  commentaires des  participants

 

Conclusion

Etre présent et organisé le jour J est donc crucial afin de vous assurer du bon déroulement et de la réussite de votre forum de recrutement, virtuel ou hybride. C’est un gage de confiance pour vos entreprises partenaires, ainsi qu’un excellent moyen de gagner en notoriété auprès des étudiants. Si vous souhaitez lancer votre événement job dating en 2022, nous avons créé le guide complet du forum entreprises virtuel et hybride pour vous aider dans votre projet.

Written by:

Matthieu

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