Comment bien organiser son Forum Entreprises Virtuel 2/2 : Préparez vos membres et partenaires !

Maintenant que vous avez organisé toute la communication pour votre Forum Virtuel, il est temps d’accueillir, d’accompagner et de guider membres comme partenaires. L’utilisation de la plateforme par vos membres doit être simple et efficace pour que votre forum rencontre le succès. Il est donc nécessaire d’accompagner toutes les parties prenantes au forum dans la prise en main de l’outil. De l’inscription à la connexion le jour J, en passant par le remplissage des informations essentielles, assurez-vous que tout le monde trouve sa place !

1. Assistez vos partenaires dans la création de leur stand
2. Accompagnez vos étudiants/alumni pour compléter leur profil
3. Guidez les administrateurs pour assurer le bon déroulement du Forum

Assistez vos partenaires dans la création de leur stand

Pour que la création du stand virtuel de vos partenaires se passe dans les meilleures conditions, transmettez-leur le guide d’utilisation qu’AlumnForce vous aura fourni ou celui que vous aurez préparé en amont. Prévoir des tutoriels vidéos est une bonne pratique pour faciliter l’accès et l’utilisation du Forum Entreprises par vos partenaires. Pour Céline Rattez, ex-Chargée des Relations Commerciales et Partenariales pour la Direction Continue Alternance de l’Université de Lille

il était important pour nous d’être disponible pour accompagner les entreprises, dans la mise en place de leur stand, la valorisation de l’image de leur entreprise ou encore pour favoriser leur visibilité en vidéo par exemple

Un salon réussi est un salon où vos partenaires se sont impliqués en postant des offres et ont atteint leurs objectifs (recrutement, nombre d’inscrits à un workshop…). Il est donc indispensable de les soutenir et de les accompagner.

Accompagnez vos étudiants/alumni pour compléter leur profil

Les étudiants et alumni doivent compléter leur profil pour pouvoir postuler à des offres du forum. C’est un prérequis obligatoire pour vous assurez que vos entreprises partenaires auront accès à des profils à jour et pertinents.
Deux options s’offrent à eux. La première, leur profil est déjà à jour sur votre plateforme communautaire, dans ce cas ils n’auront rien à faire si ce n’est transférer leurs données. La seconde, ils n’ont pas encore de profil, et dans ce cas il faudra en créer un. 
C’est une étape à ne pas négliger. Des données à jour et de qualité comme les coordonnées et le CV sont la clé pour que l’étudiant obtienne des entretiens, et pour que vos entreprises partenaires trouvent les candidats qui correspondent à leurs attentes.

Guidez les administrateurs pour assurer le bon déroulement du Forum Entreprises

Il est nécessaire de présenter la plateforme à vos administrateurs afin qu’ils en soient familiers et l’exploitent de la meilleure manière. AlumnForce accompagne les administrateurs dans leur prise en main de la plateforme et fournit des supports dont le Guide du Forum Entreprises Virtuel pour les administrateurs. Une bonne prise en main de l’outil par toutes les parties prenantes de votre organisation permet de réagir aux potentiels problèmes de compréhension ou de répondre rapidement aux interrogations des participants et des partenaires.

AlumnForce a organisé plus de 80 Forums Entreprises Virtuels et Hybrides en 2021

Nous avons accompagné de nombreux clients dans la réalisation de leur premier événement job dating en ligne, toujours avec succès ! Nos équipes vous accompagnent de la conception de votre événement jusqu’au support le jour J.

Pour tout savoir de la solution, rendez-vous sur notre page dédiée pour organiser et personnaliser votre forum.