Depuis 2020 le nombre d’événements en ligne et de visioconférence a explosé, parfois jusqu’à saturation. Il est donc crucial d’être organisé et de bien communiquer afin de s’assurer du bon déroulement et de la réussite de votre événement job dating virtuel.

En respectant les bonnes pratiques, vous vous assurerez de :

  1. Communiquer en interne
  2. Communiquer auprès des étudiants et partenaires
  3. Calendrier de communication type

Communiquer en interne

Pour préparer le lancement de son salon étudiant virtuel ou hybride, il est important que toutes les équipes et composantes de votre établissement soient au fait de ce qu’il se prépare. Ce peut être des éléments très basiques comme la date, l’heure de l’événement, la durée et le lieu de l’événement par exemple. Ou encore quels étudiants sont concernés, quels types de contrats seront proposés, quels seront les partenaires présents, où cela va se dérouler…
Plusieurs phases vont se succéder et pour Eric Mielke, Directeur des Relations avec le monde socio économique de l’Université de Lille

« la phase de préparation du forum est essentielle car il est important de définir les rôles de chacun

N’hésitez pas à transmettre des directives et un kit de communication à toutes les composantes mais aussi à tout le personnel quel qu’il soit, du standard aux professeurs, en passant par les équipes organisatrices évidemment. AlumnForce met d’ailleurs à votre disposition plusieurs guides pratiques pour vous soutenir dans la préparation de votre Forum Entreprises.

 

Communiquer auprès des étudiants et des partenaires

Après avoir communiqué en interne à toutes les parties concernées, il est maintenant temps d’en faire de même avec l’externe. Il vous faudra préparer des communications à destination de vos membres, étudiants ou alumni, et également à celle de vos partenaires (en les différenciant bien sûr)

Afin de promouvoir votre Forum Entreprises Virtuel ou Hybride et de vous assurer d’avoir un fort taux de participation, préparez un planning de communication. Il vous permettra de sensibiliser vos partenaires et vos membres. Utilisez des décomptes (J-6 avant le grand jour…), annoncez l’ouverture de la plateforme pour la publication d’offres ou de CV, le lancement des entretiens… et utilisez tous les canaux de communication à votre disposition pour être sûr de toucher toutes les personnes intéressées.

N’hésitez surtout pas à utiliser les réseaux sociaux. Il n’y en a pas de bons ou de mauvais. Assurez-vous de communiquer sur ceux où vous êtes présents habituellement, et surtout ceux où vous êtes suivi, afin que le message soit transmis aux personnes intéressées.

 

Exemple d’un calendrier type

Le calendrier type des communications d'un Forum Entreprises Virtuel
Avec tous ses éléments, vous avez désormais tout ce qu’il vous faut pour préparer la communication de votre Forum Entreprise. Si vous souhaitez aller plus loin, nous avons créé un livre blanc dans lequel nous avons compilé toutes les informations indispensables pour créer et organiser son Forum job dating.

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