Connaître les besoins/attentes de son réseau
Pour réussir son programme de mentoring et proposer un service de qualité, chaque établissement ou association doit connaître les besoins et attentes de son réseau. Pour cela, procéder à une enquête via un sondage transmis grâce à votre newsletter est une solution. Ainsi la création de binôme sera qualitative et vous éviterez les abandons et mécontentements.
Pour Béatrice Leguay, administratrice du programme de mentoring chez Dauphine Alumni, le gage de qualité est primordial. Elle confie “Chez Dauphine Alumni, nous n’avons pas cherché à développer nos binômes en nombre mais plutôt en qualité. Notre volonté première est que les binômes fonctionnent bien”.
Connaître les besoins de son réseau permet aussi d’éviter de lancer un programme de mentoring au mauvais moment. Guy Delcroix, responsable carrière de l’association Centrale Supélec Alumni confie : “J’ai lancé un programme de mentoring récemment car j’ai senti un besoin particulier. Depuis 1993 j’ai élaboré plusieurs programmes de mentoring sans grand succès. J’analyse ça par le caractère des étudiants. Les ingénieurs aiment se débrouiller seuls et demander de l’aide c’est un peu un aveu d’échec pour eux. J’ai donc réitéré l’expérience avec l’arrivée de la crise sanitaire qui a isolé nos étudiants et en particulier les étrangers. J’ai créé un programme de flash mentoring de 90 binômes entre un alumni et un élève étranger. Ça a permis aux élèves de se changer les idées, de découvrir Paris et la culture Française mais aussi de rencontrer une personne travaillant dans son domaine.” Comme Guy Delcroix, jaugez les besoins de votre réseau pour être sur des besoins de vos membres.
Engager mentors et mentorés grâce à une charte d’engagement
84% des animateurs de réseaux ayant répondu à l’enquête d’AlumnForce confiaient qu’ils ne disposaient pas de charte d’utilisation. Il est important de ne pas négliger son utilité, qui permet aux membres de votre association d’être responsabilisés et de prendre conscience de l’engagement qu’ils prennent avec la création d’une relation mentor-mentoré. Pour Marine Homo responsable évènementiel chez HEC Alumni, “la charte d’utilisation est très importante chez HEC Alumni et ce depuis toujours. Chaque partie, mentor ou mentoré signe cette charte avant de faire partie officiellement du programme.”
Les programmes de mentoring en entreprise ne dérogent pas à la règle, Frédéric Noël, chargé de mission à l’Institut du Mentorat Entrepreneurial précise : “Lors de la première session de travail entre le mentor et le mentoré, on intervient pour les faire signer une convention d’engagement réciproque. Cette notion d’engagement est centrale dans nos programmes. Si on juge qu’une partie n’est pas assez engagée dans la démarche et qu’elle vient seulement pour réseauter par exemple, ça ne fonctionnera pas. Cette convention vient donc sceller l’intérêt de chaque partie, son investissement, l’énergie et le temps qu’il accordera à cette relation.”
Suivre les binômes et faire une enquête de satisfaction
Suivre vos binômes tout au long du programme Réaliser une enquête de satisfaction en cours d’année est un point à ne pas négliger. C’est l’occasion de réajuster les binômes et de faire un point sur les objectifs à atteindre. En cours d’année, il se peut que les objectifs aient été atteints et que le mentor ou le mentoré ne donne plus suite à la relation. Il serait donc dommage de ne pas en avoir connaissance, et ne pas trouver une solution pour celui qui souhaiterait continuer l’expérience. Pour Béatrice Leguay, “il est important de réaliser une enquête de satisfaction en cours d’année au cas ou une des parties ne donne plus suite à la relation”.
Marine Homo privilégie un suivi régulier des binômes et réalise son enquête de satisfaction plutôt à la fin du programme. Elle précise : “Nous prenons des nouvelles des membres tout au long du programme pour être sûr que chaque membre a pris contact l’un avec l’autre, pour savoir si la relation a bien commencé, si tout se passe bien. C’est à la fin qu’on envoie un petit questionnaire de satisfaction aux mentorés pour savoir si le mentor à répondu à ses questions et problématiques. Et ça on l’a toujours fait quel que soit le système de mentoring, pour être garant de sa réussite”.
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