La remise de diplôme est un moment important pour les diplômés et leur famille. C’est une occasion de célébrer les réalisations et les réussites, ainsi que de rendre hommage à l’engagement et à l’effort fourni pour obtenir le diplôme.
Mais l’organisation d’une telle cérémonie peut être difficile et stressante, surtout si elle implique de nombreux diplômés et invités.
Comment organiser sa cérémonie de remise de diplômes ?
Explorons ensemble les 4 étapes pour organiser votre remise de diplôme et l’apport de l’intervention de la plateforme AlumnForce qui offre une solution tout-en-un pour créer et organiser facilement une cérémonie de remise de diplôme.
- Étape 1 : Planifier la cérémonie
- Étape 2 : Préparez les invitations
- Étape 3 : Gérez les diplômes
- Étape 4 : Communiquez avec les diplômés
- L’aide d’AlumnForce : La fonction Agenda
Étape 1 : Planifier la cérémonie
La première étape dans l’organisation d’une remise de diplôme réussie consiste à planifier la cérémonie en choisissant la date, l’heure et le lieu. Il est important de prendre en compte le nombre de diplômés et d’invités attendus pour trouver un espace adapté. Pour cela, vous pouvez effectuer une estimation approximative du nombre de diplômés en utilisant des données historiques ou en demandant des préinscriptions. En fonction de la taille de votre établissement et du nombre de diplômés, vous devrez peut-être chercher un lieu plus grand ou plus petit.
Il est également essentiel de définir le format de la cérémonie que vous souhaitez organiser. Les formats traditionnels sont les plus courants, avec les diplômés qui portent des toges et des chapeaux et reçoivent leur diplôme sur scène.
N’oubliez pas de prendre en compte les mesures sanitaires en vigueur et les restrictions locales pour les rassemblements en personne. Ainsi, vous pourriez envisager une cérémonie virtuelle où les diplômés participent à distance.
Vous pourriez opter pour une cérémonie de remise de diplôme hybride, où une partie des diplômés assistent en personne tandis que d’autres participent à distance.
Étape 2 : Préparez les invitations
Une fois que vous avez déterminé la date, l’heure, le lieu et le format de votre cérémonie de remise de diplômes, la prochaine étape consiste à inviter les diplômés à y assister. Il est important de prévoir suffisamment de temps pour permettre aux diplômés de prendre leurs dispositions et de s’organiser pour participer à la cérémonie.
Bien préparer ses invitations en 2 temps :
- Rédigez une invitation personnalisée pour les diplômés : l‘invitation doit contenir toutes les informations pertinentes sur la cérémonie. Vous pouvez également inclure des informations sur les invités d’honneur, les orateurs, et les activités prévues. N’oubliez pas d’ajouter une date limite de réponse pour que vous puissiez estimer le nombre de diplômés présents.
- Définissez le moyen le plus efficace pour envoyer l’invitation aux diplômés : vous pouvez envoyer des invitations par e-mail, par courrier postal ainsi que par SMS. Si votre établissement possède une base de données de contact des diplômés, vous pouvez utiliser cette dernière pour envoyer des invitations par e-mail ou par courrier postal. Si vous disposez des numéros de téléphone des diplômés, vous pouvez également envoyer des invitations par SMS. Assurez-vous de fournir des instructions claires sur la manière de répondre à l’invitation.
Étape 3 : Gérez les diplômes
Une fois que vous avez planifié la cérémonie et invité les diplômés, la troisième étape importante est la gestion des diplômes. Les diplômes sont la raison pour laquelle les diplômés ont travaillé dur et ont étudié pendant des années, il est donc important de gérer efficacement leur distribution.
La première étape de la gestion des diplômes est de télécharger les diplômes des diplômés. Vous pouvez obtenir une liste de tous les diplômés de votre établissement sur la plateforme AlumnForce.
Ensuite, il est important de décider de la méthode de distribution des diplômes. Vous pouvez distribuer les diplômes lors d’une cérémonie en personne ou en ligne. Si vous optez pour une cérémonie en personne, vous pouvez organiser une séance de remise des diplômes en utilisant une scène de remise de diplômes. Cette séance peut être organisée à l’intérieur ou à l’extérieur, en fonction du nombre de diplômés et d’invités attendus.
Enfin, pour les cérémonies en personne, il est important de s’assurer que les diplômés sont prêts pour la distribution. Vous pouvez imprimer les diplômes et les faire signer par les membres du personnel de l’établissement avant la cérémonie. Prévoir un espace dédié à la distribution des diplômes où les diplômés peuvent récupérer leur diplôme une fois la cérémonie terminée est aussi possible.
Étape 4 : Communiquez avec les diplômés
La communication est une étape essentielle pour garantir le succès de la remise de diplôme. Il est primordial de maintenir les diplômés informés de tous les détails de l’événement pour s’assurer de leur présence.
Envoyer plusieurs rappels avant la cérémonie, par e-mail, SMS ou notification push, avec toutes les informations importantes telles que la date, l’heure et le lieu de la cérémonie sont primordiaux pour réaliser un bon suivi et une bonne communication. Cela permet de répondre à toutes les questions des diplômés et de résoudre les éventuels problèmes logistiques avant le jour de l’événement.
Après la cérémonie, il est crucial de partager des photos et des vidéos de la remise de diplômes pour immortaliser les moments forts de la journée. Les diplômés pourront se remémorer les moments les plus marquants de la cérémonie, mais également partager ces souvenirs avec leurs proches et amis. Il est recommandé de publier les photos et vidéos sur les réseaux sociaux de l’école, sur le site Web ou encore sur la plateforme AlumnForce, afin de toucher un maximum de personnes et de renforcer la communauté des anciens élèves de l’école et de maintenir leur engagement envers l’institution.
L’aide d’AlumnForce: la Fonctionnalité Agenda
Intégrée nativement dans votre solution AlumnForce, la fonctionnalité Agenda est un outil complet pour le pilotage de projets événementiels.
Les 5 actions possibles avec l’outil Agenda :
1. Publier un événement
Avec AlumnForce, vous pouvez créer une page dédiée à votre événement ainsi que la publier sur votre site. Cette page sera accessible à tous les membres et visiteurs de votre site, ce qui vous permettra de toucher un large public.
Il est aussi possible de créer une page d’événement personnalisée pour la remise des diplômes, créer une page d’inscription pour la cérémonie, y ajouter les détails de la cérémonie et inviter les diplômés à y assister.
Vous pouvez également personnaliser la page en ajoutant des informations sur les orateurs, les diplômés et les invités d’honneur, ainsi que des photos et des vidéos de votre établissement et des événements passés.
2. Gérer la billetterie
La plateforme vous offre la possibilité de mettre en place une billetterie en ligne pour votre événement. Vous pouvez aussi proposer différents types de places et le paiement en ligne pour vos participants, ce qui facilite grandement la gestion des inscriptions.
3. Effectuer la promotion
Vous pouvez promouvoir votre événement auprès de vos participants grâce à un template d’invitation mis à votre disposition. Vous pouvez également envoyer des notifications push pour les réseaux disposant d’une application dédiée. Cela vous permet finalement de toucher vos participants de manière efficace et rapide.
AlumnForce offre une fonction d’invitation qui facilite l’envoi d’invitations personnalisées à tous les diplômés. La plateforme vous permet de personnaliser les invitations avec les détails de l’événement et d’ajouter des images ou des vidéos pour les rendre plus attrayantes. En utilisant AlumnForce, vous pouvez également suivre les réponses des futurs diplômés et les invités, relancer les non-répondants, et mettre à jour les informations de contact.
Inviter les diplômés est une étape cruciale de la planification d’une cérémonie de remise de diplômes réussie. En rédigeant une invitation personnalisée, En déterminant le moyen le plus efficace pour envoyer l’invitation et en utilisant la fonction d’invitation d’AlumnForce, vous pouvez maximiser les chances de participation des diplômés et de leurs invités.
4. Gérer les participants
Vous avez accès à la liste complète des inscrits et pouvez ainsi communiquer avec eux par le biais de messages ou de notifications programmées. Vous pouvez envoyer des mises à jour, des photos et des vidéos de l’événement à tous les diplômés en même temps. Cette fonctionnalité vous permet de rester en contact avec les diplômés après la cérémonie et de renforcer votre relation avec eux.
Vous pouvez également créer un trombinoscope pour mieux connaître vos participants et faciliter les échanges entre eux.
La communication est une étape importante dans l’organisation d’une remise de diplômes réussie. Donc, envoyer des rappels avant la cérémonie et partager des photos et des vidéos après la cérémonie est une excellente façon de rester en contact avec les diplômés et de leur offrir une expérience mémorable.
5. Suivre l’émargement
La plateforme vous offre la possibilité de suivre l’émargement des participants présents à votre événement grâce à un outil de scan QR code intégré. Cela vous permet de vérifier rapidement et facilement la présence des participants et de faciliter l’organisation de votre événement.
Désormais, la gestion de l’après-événement est facilitée avec l’intégration optionnelle d’un Questionnaire de satisfaction à transmettre aux participants.
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