Dématérialiser ses conventions de stage est un enjeu stratégique. La gestion des conventions est un sujet chronophage. Très demandant en temps et en ressources, avec peu de valeur ajoutée, c’est un travail qui demande à être optimisé.
- Pourquoi dématérialiser votre gestion des conventions de stage ?
- Les gains immédiats de la dématérialisation
- Engager toutes les parties prenantes : les avantages pour tous les acteurs
- FAQ : toutes les réponses à vos questions
- Replay du webinar
Pourquoi dématérialiser votre gestion des conventions de stage ?
Les conventions de stage, traditionnellement gérées sur papier, représentent un volume conséquent de gestion administrative pour les établissements. Et ce, quelle que soit la taille de votre établissement. L’ENSAI gère chaque année entre 300 à 450 conventions annuellement, et l’Université d’Angers 8 500 conventions.
C’est un passage obligé pour les étudiants à la recherche d’expérience. Une obligation qui va d’ailleurs s’étendre aux lycées de section générale et technologique en 2024. En effet, tous les élèves de seconde devront désormais effectuer un stage d’observation obligatoire de 2 semaines. La nécessité de moderniser est devenue évidente face à l’accroissement des tâches administratives avec peu de valeur ajoutée et surtout coûteuses.
Les gains immédiats de la dématérialisation pour les responsables de l’insertion professionnelle
Gain de temps
La mise en place de la dématérialisation a permis un gain de temps substantiel et une augmentation de la productivité. À l’ENSAI, cela s’est traduit par une réduction de 30% du temps consacré aux tâches administratives. Valérie Chrétien a d’ailleurs pu profiter de ce temps pour « prendre la direction du pôle vie étudiante ». Une véritable victoire qui lui permet de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée et qui ont de l’impact.
Autre gain de temps, la vérification des données. Tout étant centralisé et informatisé, il est extrêmement simple et rapide d’accéder aux étapes d’avancement de la convention. Plus besoin de rappeler l’étudiant ou l’entreprise, vous savez précisément où en est le processus. De plus, grâce à la signature électronique, toutes les parties concernées peuvent signer de manière autonome. Un gain de temps conséquent pour toutes les parties.
Nous avons eu des étudiants sans convention le lundi matin, et en 2 heures tout était réglé. Ils ont pu commencer leur stage en règle dans la journée. (Virginie Grimault)
Nous avons eu des étudiants sans convention le lundi matin, et en 2 heures tout était réglé. Ils ont pu commencer leur stage en règle dans la journée. (Virginie Grimault)Historique des stages : un atout data
La plateforme de gestion AlumnForce vous permet de disposer d’un historique complet des stages de vos étudiants. Période, durée, et surtout entreprises et contacts… L’historique des stages est désormais sans papier, intégré directement sur la plateforme, et très facilement accessible.
Pour Valérie Chrétien, « c’est un outil inestimable pour aider nos étudiants à trouver des stages dans des entreprises qui ont un historique avec l’école« . Un gage de confiance pour les étudiants qui peuvent également contacter les anciens élèves et leur demander leurs retours d’expérience.
C’est aussi un atout non négligeable dans la gestion de vos Relations Entreprises. Vous conservez les informations importantes concernant les entreprises et surtout les contacts à utiliser pour vos campagnes.
Réduire ses coûts
Dématérialiser ses conventions de stage, c’est aussi gagner de l’argent. En moyenne nos partenaires diminuent leurs coûts de 50%. Virginie Grimault témoigne : « Après un audit très poussé, nous avons calculé qu’une convention nous revenait à 4€. Avec la plateforme de dématérialisation, nous sommes aujourd’hui à 2€ par conventions ».
Un gain auquel vous pouvez ajouter un meilleur impact environnemental. En supprimant le papier, non seulement chez vous mais aussi dans les entreprises. Ces dernières n’ayant plus à imprimer des documents, puis à les scanner, vous les envoyer… vous seront très reconnaissantes !
Engager toutes les parties prenantes : les avantages pour tous les acteurs
Pour les membres de votre établissement
Les conventions sont gérées principalement par des responsables administratifs dédiés. Parfois, c’est toute une équipe pédagogique qui est impliquée. Dématérialiser ses conventions de stage devient alors un enjeu pour engager toutes les parties prenantes.
Dans le cas de l’Université d’Angers, il y a 8 composantes concernées. Tout cela regroupe 17 administrateurs et plus de 70 enseignants, tous partie prenante dans le suivi des stages. Il est donc essentiel de disposer d’un outil simple et ergonomique qui va centraliser toutes les informations au même endroit. Chaque composante devient alors autonome sur la gestion des conventions. Et surtout, la plateforme apporte un soutien précieux aux enseignants dans leur suivi pédagogique ! Chacun a son accès et peut suivre ses étudiants facilement, en triant par statut de la convention (aucune, en cours, signée, etc…). Un gain de temps encore une fois qui permet aux enseignants de prendre plus de temps sur des tâches à forte valeur ajoutée comme l’accompagnement au CV ou au suivi du stage par exemple.
(Virginie Grimault)
Pour les étudiants
L’interface utilisateur des plateformes est conçue pour être intuitive, ce qui facilite la gestion des conventions et minimise les erreurs grâce à l’automatisation du remplissage des informations. De plus, si vos étudiants postulent pour une offre qui est dans votre career center, les informations entreprises seront déjà pré-remplies. Finis les risques d’erreur dans le siret ou l’adresse de l’entreprise !
D’ailleurs Virginie et Valérie ont constaté un bénéfice pérenne pour leur établissement. Les étudiants ont une expérience simple et agréable dans la gestion de leur convention de stage. Un confort dans une période parfois stressante. Et bien une fois diplômés, ces alumni désormais professionnels et en recherche de stagiaire n’hésitent pas à revenir dans leur ancien établissement pour trouver la perle rare. Beaucoup de diplômés reviennent donc poster des offres de stage car ils savent que le processus sera simple, sûr et rapide.
Pour vos entreprises partenaires
Nous venons de le voir, la dématérialisation des conventions de stage est aussi un bénéfice côté entreprise. Le système simplifie les démarches administratives et renforce l’engagement grâce à l’utilisation efficace de la signature électronique. Les processus de validation sont ainsi simplifier et d’une rapidité imbattable.
Sur le long terme, ce service est une véritable preuve de fiabilité et de professionnalité pour vos entreprises partenaires. Un bon moyen de renforcer vos liens avec elles et de construire une relation gagnant-gagnant sur le long terme
FAQ
Qu’en est-il du RGPD avec la dématérialisation des conventions de stage ?
Vous êtes toujours tenu par l’obligation légale de conserver les informations de stage de vos étudiants pendant 10 ans. Passé ce délai, la plateforme vous permet de trier toutes les conventions par date et de les archiver en un clic.
Combien de signataires peut-on ajouter sur un modèle de convention ?
Autant que vous le voulez, cela dépend de vos processus en interne. Aujourd’hui la majorité des établissements que nous accompagnons en utilisent entre 3 et 5 pour information.
Y-a-t-il la possibilité de mettre 2 établissements pour une même convention ?
Il est tout à fait possible de paramétrer un modèle de convention spécifique avec 2 établissements. C’est très utile dans le cadre de double diplôme par exemple.
Est-ce que la signature électronique est obligatoire pour utiliser la plateforme ?
Pas nécessairement. La signature électronique est une option à ajouter à la solution de dématérialisation des conventions. Toutefois, nous vous recommandons fortement de la prendre pour tirer le maximum de l’outil.
Comment faire si mon étudiant postule à une entreprise qui n’est pas dans mon career center ?
Il suffira simplement d’enregistrer manuellement l’entreprise au moment de la création de la convention. C’est généralement vos étudiants qui rempliront ces informations. Une bonne chose pour vous, car cela vous fait un partenaire potentiel de plus !
Si vous avez des questions sur cette solution, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de pouvoir vous aider à simplifier et accélérer votre gestion des conventions de stage !
Place au replay du Webinar : Comment et pourquoi dématérialiser vos conventions de stage
Un grand merci à Valérie Chrétien et Virginie Grimault pour leur participation !
