Pourquoi organiser un événement alumni qui cartonne ? Selon un rapport de France Alumni, les institutions qui organisent régulièrement des événements voient un engagement accru de leurs anciens élèves. Elles constatent même des résultats dans les dons et le soutien financier.
Beaucoup d’écoles organisent régulièrement des événements comme des Forum Entreprises, le Gala des Alumni, des conférences ou des afterworks. Ces événements rassemblent des générations d’anciens élèves, permettant le partage d’expériences et le développement de nouvelles idées au sein de la communauté. Ils ont une portée qui permettent aux participants d’échanger des idées, d’établir des relations professionnelles précieuses et d’encourager une culture de partage et d’entraide. Ces rassemblements sont aujourd’hui essentiels pour maintenir une connexion durable avec leurs diplômés, renforcer leur sentiment de loyauté et assurer un engagement continu.
Ainsi, organiser des événements efficaces est une stratégie clé pour les universités et les associations d’alumni françaises, car cela favorise l’engagement des anciens élèves et le développement de la communauté. Mais organiser un événement est un processus complexe, nécessitant une planification minutieuse depuis la conception jusqu’aux étapes post-événement. Nous vous proposons donc de vous guider à travers un processus en trois étapes pour une organisation d’événement fluide et réussi.
- Préparer son événement – Les étapes en amont
- Gérer son événement le jour J
- Faire rayonner son événement dans le temps
Préparer son événement – Les étapes en amont
1. Définir la date, le lieu et les objectifs de votre rassemblement
Avant toute chose, fixez une date qui permet une forte participation. Choisissez également un lieu qui répond aux besoins logistiques tout en créant une atmosphère engageante. Les objectifs doivent être clairement définis dès le début, qu’ils concernent le réseautage, le partage de connaissances ou le recrutement, pour garantir que l’événement soit structuré de manière à répondre aux attentes des participants et à créer un impact durable. C’est également cette étape qui va vous permettre de planifier sereinement toutes les prochaines.
2. Création et promotion de l’événement
La première étape consiste à publier votre événement dans l’agenda en ligne de votre réseau. Fournissez des informations détaillées, y compris les objectifs, les noms des intervenants, les horaires et le lieu. Utilisez des visuels attrayants, des vidéos et des liens pertinents pour stimuler l’engagement des participants et garantir une visibilité optimale.
3. Gestion des inscriptions et de la billetterie
Pour un événement payant, configurez une billetterie personnalisée pour gérer les tarifs et les conditions d’accès en fonction des profils des participants. Offrez des réductions spéciales pour encourager une participation rapide et maximiser l’engagement.
4. Collecte d’informations spécifiques
Préparez des champs personnalisés pour anticiper les besoins particuliers des participants, tels que les régimes alimentaires et la présence d’accompagnants. Cela garantit une expérience adaptée à chacun et simplifie la gestion des demandes particulières.
5. Promotion et communication
Utilisez les modèles d’e-mails intégrés pour inviter les membres du réseau. En quelques clics, créez des campagnes d’e-mails percutantes et incluez des liens d’inscription pour simplifier le processus. Les notifications push via l’application dédiée aident également à mobiliser les participants potentiels.
6. Gestion des inscriptions
Centralisez la gestion des participants pour offrir une expérience d’inscription fluide et maintenir un contrôle minutieux des places disponibles. Cela garantit la réussite de votre événement.
Soyez rassurés, avec la plateforme AlumnForce, vous centralisez l’ensemble de ces outils et de votre base de données. Plus besoin de jongler entre plusieurs plateformes pour votre organisation. Vous gagnez ainsi un temps précieux que vous pouvez consacrer à des actions à plus forte valeur ajoutée pour votre rassemblement !
Gérer son événement le jour J
7. Stimulez les rencontres
Mettez en place un trombinoscope ou une liste des participants pour favoriser les interactions et les opportunités de réseautage. Cela permet aux participants d’identifier et de contacter les pairs pertinents. Cela facilite également la prise de contact, et permet à vos participants de se rassembler plus rapidement selon leurs centre d’intérêts.
8. Gestion de l’émargement
Utilisez des QR codes pour digitaliser l’émargement et simplifier l’accès des participants. La traçabilité précise offerte par cette technologie simplifie considérablement le suivi de la présence. Au-delà de ça, il est important de mesurer votre taux de participation. C’est un indicateur clé dans la mesure de la réussite de votre événement.
9. Synergie et communication
Assurez une communication fluide pour favoriser des interactions riches et maximiser l’impact de l’événement. Une communication efficace renforce l’engagement et le taux de participation. Utilisez vos réseaux sociaux pour la promotion, mais assurez-vous de bien centraliser vos inscriptions sur votre plateforme pour garder un maximum de données à jour.
Faire rayonner son événement dans le temps
10. Remerciements et engagement
Après l’événement, envoyez des e-mails de remerciement pour consolider les relations avec les participants. Cela renforce les liens établis et entretient des relations positives bien après la clôture.
11. Collecte des feedbacks
Mettez en place un questionnaire NPS pour évaluer la satisfaction des participants et orienter les améliorations futures. Offrez aux participants une opportunité précieuse de partager leurs impressions pour améliorer les futurs événements.
12. Partage de contenu
Mettez en ligne le replay de l’événement pour les absents. Partagez également les photos dans une galerie dédiée pour créer une mémoire visuelle de l’événement et renforcer l’engagement des participants.
13. Analyse des performances
Utilisez les fonctionnalités d’AlumnForce pour une analyse détaillée des performances et des résultats. Cela vous permet d’améliorer constamment les futurs événements.
L’organisation d’un événement est un processus en plusieurs étapes qui nécessite une planification soignée. AlumnForce propose une gamme d’outils pour simplifier chaque phase, des préparatifs initiaux au suivi post-événement. En tirant parti de ces fonctionnalités, les organisateurs peuvent garantir une expérience exceptionnelle et assurer le succès de leur événement.
