Migration d’une plateforme alumni : le retour d’expérience de l’EM Normandie

La migration d’une plateforme alumni figure parmi les projets qui génèrent le plus d’appréhension au sein d’une association de diplômés. Changer d’outil, c’est déplacer des années de données, réorganiser des milliers de profils et accepter un risque : perdre le lien avec ses membres. Cette transition peut pourtant se dérouler sereinement, à condition de la préparer avec méthode. Pour l’illustrer, nous avons échangé avec Domitille Mesnard, déléguée générale de l’association des alumni de l’EM Normandie. Son témoignage, recueilli sur les premières étapes du projet, éclaire ce qui distingue une bascule subie d’une transition maîtrisée.

Sommaire

• L’EM Normandie, une communauté de 30 000 membres à faire migrer
• Le timing, premier facteur de réussite d’une migration
• La reprise des données, le chantier le plus sensible
• L’humain et les contenus, ce qui fait la différence

L’EM Normandie, une communauté de 30 000 membres à faire migrer

L’association des alumni de l’EM Normandie n’est pas une structure comme les autres. Créée en 1875, elle compte parmi les plus anciennes associations de diplômés de France. Sa gouvernance repose sur un conseil d’administration de dix élus bénévoles. Une équipe permanente de cinq collaboratrices, rattachées à la direction du développement de l’école, l’épaule au quotidien. Cette double gouvernance encadre un réseau de 30 000 membres, composé à 70 % de diplômés et à 30 % d’étudiants.

La mission de l’équipe se décline en trois axes complémentaires :

• Fédérer les membres, à travers plus de 70 événements par an pensés pour inspirer et faire réseauter la communauté.
• Accompagner les carrières, de la construction du projet professionnel jusqu’à la fin de parcours.
• Promouvoir l’école et les réussites de ses diplômés.

Cette mission carrière prend tout son sens dans un contexte tendu. Le taux d’emploi salarié des diplômés en management atteint 68 % pour la promotion 2023 (Source : Campus France, MESR, 2025).

Déléguée générale depuis 2020, Domitille connaît le sujet de près. Elle avait déjà piloté des réseaux alumni au sein d’un groupe d’écoles avant de rejoindre l’EM Normandie. Comme beaucoup d’associations, la structure relance un appel d’offres tous les cinq à six ans. Le dernier, mené en septembre, a conduit au choix d’Alumnforce.

Trois critères ont guidé cette décision :

• La modernité de l’interface, pour les membres comme pour les administrateurs.
• La qualité du service client, un point qui avait pu faire défaut par le passé.
• L’étendue fonctionnelle, avec les briques attendues par l’équipe.

Ces fonctionnalités couvraient notamment :

• le module de mentorat et son tableau de bord de suivi des binômes ;
• l’application mobile, en front comme en back-office ;
• les statistiques du job board ;
• l’annuaire entreprise et la CVthèque ;
• l’échelonnement des paiements de cotisation.

Face à une solution concurrente jugée moins mature, l’association a tranché en faveur d’une plateforme complète et éprouvée. « Nous avons choisi Alumnforce pour le côté complet de la solution, avec toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin », explique Domitille. Elle insiste aussi sur la dimension rassurante du dispositif : « J’avais toute confiance en la migration que nous allions mener ensemble. Je savais que c’était très carré et très cadré de votre côté, avec un programme et des formations par module. »

Le timing, premier facteur de réussite d’une migration

S’il fallait retenir un seul enseignement de ce retour d’expérience, ce serait celui-ci : ne pas se précipiter. Nous savons déployer une plateforme en trois mois quand les ressources internes le permettent. L’EM Normandie a pourtant étalé son projet sur une année complète. « Je trouve ça extrêmement dangereux de se précipiter », insiste Domitille. Elle recommande de prévoir six mois au minimum pour aborder la transition sereinement.

Concrètement, trois scénarios de calendrier se dessinent :

• 3 mois : réalisable, mais uniquement avec une équipe mobilisée à temps plein.
• 6 mois : le minimum recommandé pour la plupart des associations.
• 1 an : le choix de l’EM Normandie, pour une transition sans stress.

Cette prudence n’a rien d’excessif. Selon le cabinet Gartner, seuls 17 % des projets de migration de données respectent à la fois leur budget et leurs délais (Source : Gartner). La majorité des transitions dérapent, souvent faute d’anticipation. La raison est simple. Les données ne sont jamais classées de la même façon d’une plateforme à l’autre. Il faut donc repenser les champs et la présentation de l’information, en back-office comme en front-office.

Or peu d’associations disposent d’un profil technique dédié à la donnée. Le réseau Alumni EM Normandie n’en disposait pas. « Toutes les associations alumni ne sont pas forcément dotées d’experts en data, et ce n’était pas notre cas », confirme Domitille. Le vrai arbitrage se joue entre le temps et les ressources. Une structure peut s’accorder une année avec ses moyens existants. Elle peut aussi resserrer le calendrier grâce à une ressource externe, comme un spécialiste des bases de données alumni. L’EM Normandie a fait ce choix. « Nous avons dégagé un budget pour ce sujet qui nous paraissait indispensable », précise-t-elle.

La leçon est claire pour toute association qui change d’outil. Le calendrier se construit à partir des ressources disponibles, jamais l’inverse. Un délai confortable permet de fiabiliser la donnée et de tester les imports. Il évite surtout les mauvaises surprises au lancement.

La reprise des données, le chantier le plus sensible

La reprise de la base existante constitue le cœur technique de toute migration alumni. L’enjeu consiste à mapper les données de l’ancienne plateforme vers la nouvelle, sans perte ni doublon. Pour l’EM Normandie, cet accompagnement a pris la forme de plusieurs réunions de travail avec nos équipes de déploiement. Ensemble, nous avons reclassé la donnée, retravaillé la structure des fichiers d’import et identifié les ajustements nécessaires, comme la refonte de la liste des diplômes.

Un point mérite d’être souligné, car il rassure souvent les responsables alumni : la possibilité de créer des champs personnalisés, y compris en front-office. Cette souplesse permet de conserver les spécificités d’un réseau plutôt que de forcer ses données dans un moule standard. « Notre chef de projet Rémi nous a bien aidés, nous avons passé du temps ensemble sur les fichiers d’import pour en modifier la structure à adapter à nos données », témoigne Domitille. Les quatre chantiers ci-dessous résument les étapes clés d’une reprise réussie.

La notion d’activation des comptes est nouvelle pour de nombreuses associations. Elle représente pourtant un moment décisif. L’objectif consiste à obtenir un maximum d’engagement en un minimum de temps après le lancement. Pour y parvenir, l’EM Normandie s’appuie sur les bonnes pratiques d’autres réseaux, que nous partageons dans le cadre de l’accompagnement. Précisons un point de transparence : au moment de cet entretien, la bascule finale des données n’avait pas encore eu lieu. Ce témoignage porte donc sur la préparation et les premières étapes, la phase la plus délicate restant à venir.

L’humain et les contenus, ce qui fait la différence

Une migration ne se résume jamais à un transfert de fichiers. Elle mobilise des équipes rarement techniciennes, souvent issues de profils administratifs ou communication. La dimension humaine de l’accompagnement pèse donc autant que la maîtrise technique. Sur ce point, l’EM Normandie retient deux qualités décisives :

• La réactivité du support. « Votre service d’assistance a représenté une véritable avancée pour notre équipe. Auparavant, nous dépendions uniquement d’un système de ticketing, avec un taux de réponse très faible », précise Domitille.
• La pédagogie des interlocuteurs. « Vos collaborateurs font preuve d’une grande capacité à rendre accessibles les fonctionnalités de la plateforme, même pour des utilisateurs non experts », ajoute-t-elle, en saluant la clarté des échanges, exempts de jargon technique.

Pouvoir appeler un numéro unique et joindre quelqu’un rassure au quotidien, même en l’absence du chef de projet. « Quand on travaille dessus, on a besoin de réactivité de la part du prestataire », résume Domitille. Ce critère avait d’ailleurs pesé dans son choix. Avant de décider, elle s’était renseignée auprès de plusieurs homologues. Un réseau alumni ne se pilote pas seul, et la qualité du partenaire fait partie de l’équation.

Les contenus forment l’autre chantier trop souvent sous-estimé. Migrer ne consiste pas à recopier l’existant. L’EM Normandie profite de la transition pour :

• retravailler ses textes dans une tonalité plus engageante ;
• intégrer des appels à l’action ;
• choisir des visuels dans lesquels ses membres se reconnaîtront.

Nos équipes ont accompagné l’association dans l’application de sa charte graphique. Ce soin rend la plateforme nettement plus attractive. Car l’enjeu de fond reste le même partout. « Nous avons tous les mêmes problématiques, d’une association alumni à l’autre : l’engagement de nos membres », rappelle Domitille.

Un dernier conseil ressort de cette expérience, précieux pour les futurs migrants. Mieux vaut caler la formation aux contenus au moment où vous travaillez réellement ces contenus. La reporter à la fin du projet fait perdre du temps. Les bons réflexes s’acquièrent en situation, pas sur un chantier encore abstrait.

Une transition maîtrisée plutôt qu’une bascule subie

Le retour d’expérience de l’EM Normandie dessine une méthode en trois temps. Prendre le temps d’abord, avec un calendrier réaliste aligné sur ses ressources. Soigner la donnée ensuite, car elle conditionne la qualité du réseau au lancement. Ne jamais négliger l’humain enfin, du service client au travail des contenus. Interrogée sur sa recommandation, Domitille répond sans hésiter : « Cinq étoiles. »

Une migration réussie n’est pourtant pas une fin en soi. Elle marque le point de départ d’une nouvelle dynamique d’engagement. L’EM Normandie suit déjà un scoring maison indiquant 40 % de membres engagés. Elle ambitionne de retrouver ce niveau dans l’activation des comptes d’ici la fin de l’année. Voilà peut-être la vraie question à se poser avant de changer d’outil : que voulons-nous que notre communauté fasse le lendemain du lancement ? Si vous préparez la migration de votre réseau alumni, nos équipes sont disponibles pour échanger et en baliser chaque étape avec vous.

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